ارسال با شرکت حمل، فاکتور و بارکد دارد. ارسال با پیک یا نماینده بیشتر بر اعتماد و حساب‌وکتاب بنا شده است: کالا دست یک نفر است، پول پرداخت در محل را او می‌گیرد و دستمزدش بر اساس شهر و نوع تحویل فرق می‌کند. همین‌جاست که یک دفتر یا اکسل بیشتر از هر جای دیگر دچار اشتباه می‌شود.
نقش‌ها
- نماینده: فردی یا شرکتی که در یک یا چند شهر سفارش‌ها را تحویل می‌گیرد و به مشتری می‌رساند.
- مدیر نماینده: مسئولی که چند نماینده را مدیریت می‌کند و گزارش و تسویه‌ی آن‌ها را می‌بیند.
- پیک: حامل شرکت که معمولاً در شهر خودش کار می‌کند، انبار اختصاصی دارد و وضعیت فاکتورهای خودش را ثبت می‌کند.
تعرفه‌ی نماینده
مدیر می‌تواند برای هر نماینده تعرفه‌ی پایه تعریف کند. سهم نماینده بر اساس نوع تحویل تفکیک می‌شود:
- تحویل داخل شهر
- تحویل بیرون شهر
- تحویل در روستا
- سفارش‌های انصرافی
هر تعرفه بازه‌ی زمانی شروع و پایان دارد، بنابراین تغییر قیمت از امروز، حساب گذشته را تغییر نمی‌دهد. علاوه بر این، تعرفه‌ی روزانه می‌تواند سهمی بر اساس حداقل تعداد سفارش در روز تعریف کند.
هزینه‌ها و عودت وجه
در عملیات واقعی، فقط سهم تحویل مطرح نیست. نماینده ممکن است هزینه‌ی ارسال یا بسته‌بندی پرداخت کرده باشد، یا مبلغی را برگردانده باشد. پایروند این‌ها را جدا ثبت می‌کند: واریزی نماینده، هزینه‌های نماینده، عودت وجه نماینده و لیست تسویه حساب. با کنار هم دیدن این موارد و سفارش‌های تحویل‌شده، حساب هر نماینده روشن می‌شود.
انبار نماینده و پیک
کالای سپرده‌شده به نماینده یا پیک در انبار او ثبت می‌شود و پس از تحویل به مشتری خودکار کم می‌شود. بدین ترتیب هر زمان بتوانید بپرسید «این پیک الان چه کالایی دارد؟» (مقاله‌ی انبار در فروش تلفنی).
چند توصیه برای شروع
- تعرفه را قبل از شروع همکاری مکتوب و در سیستم ثبت کنید.
- تسویه را دوره‌ای انجام دهید، مثلاً هفتگی، تا بدهی یا طلب انباشته نشود.
- سفارش‌های مرجوعی را همان روز در انبار پیک تعدیل کنید.
- برای هر نماینده، گزارش سفارش‌های دریافتی و تحویل‌شده را کنار هم ببینید و فاصله‌ی این دو را بپرسید.
سوالات متداول
پیک می‌تواند خودش وضعیت سفارش را تغییر دهد؟
بله. پیک در پنل خودش فاکتورهای مربوط به خودش را می‌بیند و وضعیت تحویل را ثبت می‌کند؛ دسترسی او به بقیه‌ی بخش‌ها بر اساس تنظیمات مدیر محدود می‌شود.
نماینده و پیک چه تفاوتی در تسویه دارند؟
نماینده بیشتر مسئول یک شهر یا منطقه و دارای تراز مالی است و پیک انبار اختصاصی و دستمزد بر اساس تعاریف مدیر دارد. جزئیات هر کدام در بخش مالی قابل تعریف است.