کال سنتر وقتی کالایی را می‌فروشد که انبار آن را ندارد، یا انبار خالی می‌شود بدون اینکه فروش بداند، هزینه‌ی نارضایتی را شرکت می‌دهد. مشکل اصلی ساده است: عدد موجودی با واقعیت سفارش‌های در راه یکی نیست. جداسازی انبارها و ثبت منظم ورود و خروج این فاصله را کم می‌کند.
سه نوع انبار
- انبار اصلی: محل نگهداری کالای شرکت. مدیر و مسئول انبار ورود و خروج را ثبت می‌کنند.
- انبارک پست: کالایی که برای ارسال به شرکت پستی یا شرکت حمل تحویل داده شده و هنوز به دست مشتری نرسیده است.
- انبار پیک: کالایی که به پیک یا نماینده سپرده شده است. هر پیک انبار خودش را دارد.
چرخه‌ی ثبت ورود و خروج
- کالای خریداری‌شده یا تولیدشده با ثبت ورود به انبار اصلی اضافه می‌شود.
- وقتی سفارش برای ارسال به حمل یا پیک می‌رود، کالا در انبارک پست یا انبار پیک مربوط ثبت می‌شود.
- پس از تحویل به مشتری، موجودی انبارک به‌صورت خودکار کم می‌شود.
- اگر سفارش مرجوعی شود، کالا باید دوباره با ثبت ورود به انبار برگردد.
فهرست ورود و خروج‌ها قابل مشاهده است و هر رکورد به سفارش‌ها و کالاهای مربوط می‌خورد.
چرا رنگ و سایز مهم است؟
اگر کالایی چند رنگ یا چند سایز دارد، موجودی هر ترکیب جداگانه اهمیت دارد. فروشنده‌ای که فقط می‌داند «از این کالا موجود است» ممکن است سفارش رنگی را بگیرد که تمام شده است. در پایروند رنگ و سایز جزو مشخصات کالا و سفارش است و بسته‌ی کالا (مجموعه‌ای از چند کالا) هم تعریف می‌شود.
گزارش انبار
گزارش انبار موجودی هر انبار، ورود و خروج‌ها و کالاهای در راه را نشان می‌دهد. ترکیب آن با گزارش فروش برای دو سؤال مفید است: کدام کالا زودتر از زمان برنامه تمام می‌شود، و چه مقدار کالا در انبارک پست یا نزد پیک معطل مانده است. این گزارش‌ها به بسته‌های بالاتر تعرفه تعلق دارند.
کنترل کسری و مغایرت
- شمارش دوره‌ای فیزیکی انجام دهید و با عدد سیستم مقایسه کنید.
- کالای برگشتی را همان روز ثبت کنید؛ تأخیر در ثبت منبع اصلی مغایرت است.
- اگر پیک تسویه‌حساب می‌کند، موجودی انبار او را هم در همان زمان کنترل کنید (مدیریت نماینده و پیک).
سوالات متداول
اگر کالایی در انبارک بماند و تحویل نشود چه می‌شود؟
تا وقتی تحویل ثبت نشده، کالا در انبارک مربوط می‌ماند. گزارش انبار نشان می‌دهد چه مقدار کالا نزد شرکت حمل یا پیک مانده است.
انبار برای همه‌ی بسته‌های تعرفه فعال است؟
خیر. قابلیت انبار و گزارش انبار در بسته‌های بالاتر موجود است. فهرست دقیق امکانات هر بسته در صفحه‌ی تعرفه‌ها آمده است.