شرکتی که تبلیغات تلویزیونی یا پیامکی انجام می‌دهد، در یک روز ممکن است هزاران شماره‌ی جدید بگیرد. مشکل معمولاً نبودن شماره نیست؛ شماره‌ای است که دو فروشنده هر دو به آن زنگ می‌زنند، یا لیدی که چند روز بدون پیگیری می‌ماند. مدیریت درست مخزن دیتا همین دو خطا را حذف می‌کند.
منابع ورود دیتا
- بارگذاری فایل: فایل شماره‌ها (مثل خروجی اکسل) یک‌جا وارد سیستم می‌شود.
- دریافت پیامک: پیام‌های رسیده به خط پیامک شرکت از پنل پیامک دریافت و به شماره‌ی خام تبدیل می‌شود؛ مناسب کمپین‌هایی که مشتری با ارسال پیامک اعلام نیاز می‌کند.
- ثبت از صفحه‌ی فرود یا وب‌سرویس: سفارش یا درخواست مشتری مستقیماً از وب‌سایت وارد می‌شود (مقاله‌ی صفحه فرود و وب‌سرویس).
مخزن‌ها چه تفاوتی دارند؟
داده با نگهداری در مخزن‌های جدا قابل کنترل می‌شود. وضعیت‌های اصلی عبارت‌اند از:
- شماره‌های خام: دیتای تازه که هنوز به کسی داده نشده است.
- مخزن فروش: دیتای آماده‌ی فروش که مدیر نگه داشته تا در زمان مناسب به تیم بدهد.
- نیازمند بررسی: شماره‌هایی که ایراد دارند یا باید قبل از تماس کنترل شوند.
- خام کالسنتر و خام فروشنده: دیتایی که به یک کال سنتر یا به یک فروشنده اختصاص یافته است.
مدیر می‌تواند مخزن‌های تو در تو بسازد، مثلاً یکی برای هر کمپین، و شماره‌ها را بین مخزن‌ها جابه‌جا کند.
تقسیم دیتا: مدیر، سر تیم، فروشنده
مدیر دیتا را به سر تیم (مدیر کال سنتر) می‌دهد و سر تیم آن را بین فروشندگان خودش تقسیم می‌کند. فروشنده فقط لیست خودش را می‌بیند و هر شماره را بعد از تماس به یکی از وضعیت‌های ثبت سفارش، تماس مجدد یا انصراف می‌برد. دلیل این ساختار ساده است: مسئولیت هر شماره مشخص است و دو نفر هم‌زمان روی یک شماره کار نمی‌کنند.
لیست سیاه و حذف شماره
شماره‌هایی که نباید مورد تماس قرار بگیرند، مثل مشتری ناراضی یا درخواست حذف از لیست، در لیست سیاه نگه داشته می‌شوند. مدیر همچنین می‌تواند شماره را از سیستم حذف یا دوباره به حالت خام برگرداند.
چند توصیه‌ی عملی
- برای هر کمپین یک مخزن جدا بسازید تا بعداً بفهمید کدام کمپین چه خروجی داشته است.
- مخزن فروش را خالی نگذارید و خیلی هم پر نکنید؛ دیتای قدیمی ارزش خود را از دست می‌دهد.
- شماره‌هایی را که چند بار پاسخ نداده‌اند به وضعیت تماس مجدد با زمان مشخص ببرید، نه اینکه در لیست فروشنده رها شوند.
- تقسیم دیتا را ثبت و گزارش‌گیری کنید تا سهم هر فروشنده قابل مقایسه باشد.
سوالات متداول
فروشنده می‌تواند شماره‌ی مشتری را ببیند و کپی کند؟
می‌توان تماس را با قابلیت تماس امن انجام داد تا شماره نمایش داده نشود. جزئیات در مقاله‌ی تماس امن و اتصال VoIP آمده است.
آیا دیتای زیاد را یک‌جا می‌توان وارد کرد؟
بله، بارگذاری فایل برای همین کار طراحی شده است. پیشنهاد می‌شود ابتدا یک فایل کوچک آزمایشی وارد کنید و ستون‌ها را بررسی کنید.