مدیر فروشی که فقط عدد «فروش امروز» را می‌بیند، نمی‌داند چرا فروش بالا یا پایین رفته است. برای تصمیم‌گیری باید سفارش را در مراحل مختلف دید و عملکرد افراد، کمپین‌ها و شرکت‌های حمل را مقایسه کرد. پایروند برای همین، چند لایه گزارش دارد.
داشبورد روزانه
صفحه‌ی اول مدیر، تصویر همان روز را می‌دهد: اطلاعات امروز، کالاهای ثبت‌شده‌ی امروز، کالاهای تحویل‌شده، کالاهای انصرافی، عملکرد کال سنترها، سفارش‌های دریافتی و تحویل‌شده‌ی نمایندگان، عملکرد یک‌ماهه و نمودار روند. نگاه کردن به این صفحه هر صبح پنج دقیقه زمان می‌برد و بیشتر مشکل‌ها را زود نشان می‌دهد.
گزارش‌های تفکیکی
- فروش و روند ثبت: سفارش‌ها در بازه‌های زمانی و به تفکیک کالا و فروشنده.
- ارسال: وضعیت سفارش‌ها به تفکیک شرکت حمل (اتصال به شرکت‌های حمل).
- انبار: موجودی و ورود و خروج (انبار در فروش تلفنی).
- تماس: تعداد و مدت تماس‌ها (تماس امن و اتصال VoIP).
- مالی: دستمزدها، واریزها و اقساط.
- تاریخچه‌ی سفارشات: چه کسی، چه زمانی و به چه وضعیتی سفارش را تغییر داده است.
- ورود به سیستم: لاگ ورود کاربران، برای بررسی امنیتی.
چه شاخص‌هایی را هر روز ببینید؟
- نسبت مراحل: از هر گروه سفارش‌های ثبت‌شده چند تا بررسی‌شده، ارسال‌شده و تحویل‌شده است؟ افت در هر مرحله به یک مشکل مشخص اشاره می‌کند.
- دلیل انصراف‌ها: قیمت، پوشش ارسال، پاسخ ندادن یا کیفیت تماس؟
- تعداد سفارش در وضعیت‌های معلق: معلق ارسال و ارسال بلند مدت (کاهش مرجوعی).
- تعداد شماره‌ی تماس‌گرفته‌نشده: دیتایی که به فروشنده رسیده ولی تماس نگرفته است.
بهتر است به‌جای مقایسه با عدد کلی بازار، هر شاخص را با گذشته‌ی خود شرکت مقایسه کنید.
دستمزد فروشنده و کال سنتر
مدیر تعرفه‌ی فروش را تعریف می‌کند: سهم فروشنده و سهم کال سنتر بر اساس نوع سفارش، نوع فاکتور و روش محاسبه، با بازه‌ی زمانی شروع و پایان. برای هر سفارش، دستمزد کال سنتر، فروشنده و نماینده جداگانه ثبت می‌شود و پرداخت‌های دستمزد هم قابل ثبت و گزارش‌گیری‌اند. به این ترتیب حقوق کمیسیونی بدون محاسبه‌ی دستی و جدول‌های جدا انجام می‌شود.
رتبه‌بندی
رتبه‌ی کال سنترها بر اساس دو ضریب قابل تنظیم محاسبه می‌شود: نسبت فروش و نسبت تعداد. مدیر می‌تواند تعیین کند کدام اهمیت بیشتری داشته باشد. فروشنده هم رتبه‌ی خودش را در داشبورد می‌بیند؛ رقابت سالم بین تیم‌ها از همین جا شروع می‌شود، به شرط اینکه معیار را شفاف اعلام کنید.
گزارش بدون عمل بی‌فایده است
برای هر گزارش یک «اگر… آنگاه…» تعیین کنید. مثلاً اگر نسبت بررسی‌شده به ثبت‌شده برای یک فروشنده پایین آمد، تماس‌های او را با مسئول چکینگ بررسی کنید.
سوالات متداول
گزارش‌ها به اکسل خروجی می‌دهند؟
بسیاری از لیست‌ها و جست‌وجوهای پایروند خروجی اکسل دارند. فهرست کامل را می‌توانید هنگام دمو ببینید.
هر کاربر همه‌ی گزارش‌ها را می‌بیند؟
خیر. دسترسی هر گزارش جداگانه برای هر نقش تنظیم می‌شود؛ فروشنده نیازی به دیدن گزارش‌های مالی ندارد.