این مقاله علیه اکسل نوشته نشده است. اکسل ابزار قدرتمندی است و بسیاری از شرکت‌ها با آن شروع می‌کنند. سؤال درست این است: در کدام نقطه، هزینه‌ی خطاها و وقت صرف‌شده برای هماهنگی از هزینه‌ی نرم افزار بیشتر می‌شود؟
جایی که اکسل کافی است
- یک یا دو نفر همه‌ی کارها را انجام می‌دهند.
- تعداد سفارش روزانه آن‌قدر کم است که هر سفارش را می‌شود از حفظ دنبال کرد.
- ارسال دستی و با یک شرکت حمل است.
جایی که مشکل شروع می‌شود
| موضوع | روش دستی (اکسل و پیام‌رسان) | نرم افزار تخصصی (مثل پایروند) |
|---|---|---|
| تقسیم دیتا | فایل‌ها دستی بین افراد پخش می‌شود؛ احتمال تماس تکراری | مخزن و تقسیم از سر تیم به فروشنده با مالکیت مشخص (مخزن دیتا) |
| دسترسی | هر کس فایل را دارد، همه‌ی شماره‌ها را دارد | دسترسی بر اساس نقش و تماس امن (تماس امن) |
| تاریخچه | تغییرها معمولاً ثبت نمی‌شود | تاریخچه‌ی هر سفارش با کاربر و زمان |
| تأیید سفارش | وابسته به پیگیری شخصی | واحد چکینگ با وضعیت مشخص (چکینگ) |
| ارسال | ثبت دستی در پنل هر شرکت حمل | ارسال و استعلام از داخل سیستم (اتصال به حمل) |
| انبار | شمارش و ثبت جدا | کسر خودکار پس از تحویل (انبار) |
| دستمزد | محاسبه‌ی ماهانه‌ی دستی و قابل مناقشه | محاسبه بر اساس تعرفه برای هر سفارش (گزارش‌ها) |
هزینه‌ی پنهان روش دستی
وقتی چند نفر همزمان روی یک فایل کار می‌کنند، یک نفر باید «دروازه‌بان» فایل باشد؛ همین فرد معمولاً بخش بزرگی از وقتش را صرف هماهنگی می‌کند. خطاها هم دیر پیدا می‌شوند: سفارشی که به شهر اشتباه رفته، قسطی که فراموش شده یا کالایی که موجودی‌اش تمام شده است. هیچ‌کدام از این‌ها در نمای اول به چشم نمی‌آید، ولی در پایان ماه روی سود اثر می‌گذارد.
هزینه و ریسک مهاجرت
مهاجرت هزینه‌ی خود را دارد: یادگیری نرم افزار، تنظیم کالاها، کاربران و حمل، و مقاومت اولیه‌ی تیم. توصیه می‌کنیم گذار تدریجی داشته باشید: ابتدا یک کمپین یا یک تیم را روی سیستم ببرید، بعد بقیه را اضافه کنید. فایل‌های قدیمی را هم تا اطمینان کامل نگه دارید.
چه زمانی تصمیم بگیریم؟
- بیش از چند نفر همزمان با دیتا کار می‌کنند.
- چند شرکت حمل یا نماینده دارید.
- برای حقوق کمیسیونی بحث و مغایرت پیش می‌آید.
- برای فهمیدن وضعیت یک سفارش باید از چند نفر سؤال کنید.
اگر دو یا سه مورد از این‌ها برای شما صدق می‌کند، زمان بررسی نرم افزار رسیده است. برای شروع، معرفی پایروند را بخوانید.
سوالات متداول
آیا می‌توانم دیتای اکسل فعلی را وارد پایروند کنم؟
بله. بارگذاری فایل برای همین کار در نظر گرفته شده است؛ مقاله‌ی مخزن دیتا فرایند را توضیح می‌دهد.
اگر تیم من کوچک است باز هم لازم است؟
لزوماً نه. اگر حجم سفارش و تعداد افراد کم است، ممکن است زودتر از زمان مناسب باشد. بهتر است ابتدا با یک دموی رایگان نیاز خود را بسنجید.